Conform METODOLOGIE din 21 ianuarie 2011 cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 64/2011:
SECŢIUNEA 7: Înregistrarea actelor de stare civilă ale cetăţenilor români încheiate în străinătate
Art. 70 (1) Actele de stare civilă privind cetăţenii români aflaţi în străinătate, care se înregistrează la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, se trimit prin Ministerul Afacerilor Externe, pe măsura completării lor, la D.S.C. – Sector 1, împreună cu documentele primare pe baza cărora s-au întocmit actele.
(2) Actele de stare civilă – exemplarul I se arhivează la D.S.C. – Sector 1, care trimite comunicări de menţiuni pentru actele de naştere şi, după caz, de căsătorie şi operează pe ele menţiunile ce se primesc ulterior; la cerere, eliberează persoanelor îndreptăţite certificate de stare civilă.
Art. 71 (1) Registrele de stare civilă – exemplarul II se trimit la D.G.E.P.M.B. în termen de 30 de zile de la data la care toate actele au fost completate.
(2) La primirea registrelor – exemplarul II, acestea se confruntă cu exemplarul I, aflat la D.S.C. – Sector 1, în scopul operării în ele a menţiunilor existente pe marginea actelor – exemplarul I.
Art. 72 (1) Actele de stare civilă ale cetăţenilor români, întocmite în străinătate la autorităţile locale competente, se transcriu, obligatoriu, în registrele de stare civilă române, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civilă.
(2) Cererile de transcriere care se depun la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau la primăria unităţii administrativ-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului se aprobă de către primari, după ce s-a obţinut avizul prealabil al S.P.C.J.E.P.
(3) Cererile înregistrate la serviciile de stare civilă ale sectoarelor municipiului Bucureşti se avizează în prealabil de către şeful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor.
(4) Cererile privind cetăţenii români care nu au avut niciodată domiciliul în România se transcriu cu aprobarea primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti şi cu avizul prealabil al Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti.
(5) După înregistrarea cererii, se efectuează verificări urmând a se stabili:
a) dacă titularul certificatului sau extrasului de naştere, căsătorie ori deces este cetăţean român; verificările se efectuează la D.G.P. sau la Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie;
b) dacă mai există un alt act transcris sau reconstituit în ţară; verificările se efectuează în registrele de stare civilă aflate în păstrare şi, după caz, la S.P.C.L.E.P. sau la primăria domiciliilor avute anterior, până la data înregistrării actului de către autorităţile străine;
c) dacă S.P.C.L.E.P/primăria unităţii administrativ-teritoriale unde a fost depusă cererea are competenţă teritorială privind aprobarea transcrierii, în cazul cetăţenilor care se legitimează cu paşaport sau titlu de călătorie; verificările se efectuează la structura de evidenţă din cadrul S.P.C.L.E.P. de la ultimul loc de domiciliu declarat de solicitant.
(6) Documentele administrative emise de autorităţile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, precum şi traducerile acestora, care sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;
b) documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
c) documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute la lit. a) sau b) se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 162 din Legea nr. 105/1992, cu completările ulterioare.
Art. 73 (1) Cererea de transcriere, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 33, se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale pe raza căreia îşi are domiciliul titularul certificatului/extrasului şi se face în nume propriu, prin împuternicit cu procură specială, autentificată conform prevederilor art. 72 alin. (6).
(2) Minorii în vârstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinţii au domicilii diferite în ţară, primăria competentă privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două primării pe raza cărora au domiciliul părinţii minorului.
(3) Pentru persoanele care nu au împlinit vârsta de 18 ani, ai căror părinţi au domiciliul în străinătate, cererea de transcriere a certificatelor de naştere se depune la primăria ultimului loc de domiciliu avut de părinţi în România, iar în cazul în care au avut domicilii diferite, la ultimul domiciliu al unuia dintre părinţi.
(4) Pentru cetăţenii români cu vârsta peste 18 ani care au domiciliul în străinătate, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P., iar dacă nu au avut domiciliul în România, primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti, cu avizul prealabil al Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti.
(5) Persoanele care redobândesc cetăţenia română şi fac această dovadă cu Certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă, procurate din străinătate, la S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, înainte de renunţarea la cetăţenia română.
(6) În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite în ţară, la oricare dintre cele două primării pe raza cărora aceştia îşi au domiciliul.
(7) În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului, care are obligaţia să dispună verificări şi la ultimul domiciliu al decedatului, sau primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată.
(8) Persoanele care fac dovada cetăţeniei române cu Certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă, procurate din străinătate, la D.S.C. – Sector 1; persoanele care dobândesc cetăţenia română şi fac dovada domiciliului în România cu permis de şedere permanentă eliberat de O.R.I. vor adresa cererea de transcriere primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu, potrivit datelor înscrise în permisul de şedere.
Art. 74 (1) Cererea de transcriere este însoţită de certificatul sau extrasul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, precum şi, după caz, de următoarele documente:
a) fotocopii ale certificatelor de naştere şi de căsătorie, fotocopii ale actului de identitate sau paşaportului, după caz;
b) declaraţii notariale, din partea ambilor soţi, dacă sunt cetăţeni români, sau numai a soţului cetăţean român, cu privire la numele purtat după căsătorie, în situaţia în care în certificatul/extrasul de căsătorie procurat din străinătate nu se face referire la numele soţilor după căsătorie;
c) declaraţie din partea părintelui care solicită transcrierea certificatului de naştere al copilului, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 34, în cazul în care părinţii acestuia au domicilii diferite;
d) declaraţie din partea titularului actului ori a reprezentantului legal că nu mai există un alt act transcris/înscris sau reconstituit, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 35.
(2) În cazul în care titularul certificatului sau extrasului de stare civilă ce urmează a fi transcris nu este în posesia niciunui document cu care să facă dovada cetăţeniei române, întrucât a plecat din ţară odată cu părinţii, în perioada minorităţii sale, se efectuează verificări la D.G.P., iar în cazul în care solicitantul nu s-a născut în România, primăria competentă să transcrie certificatul efectuează verificări la D.G.P.
(3) În situaţia în care, la depunerea cererilor de transcriere a certificatelor sau extraselor procurate din străinătate, se stabileşte că au intervenit modificări la numele şi/sau prenumele titularului actului, faţă de documentele ce însoţesc cererea de transcriere, se solicită documentele necesare clarificării neconcordanţelor privind numele şi/sau prenumele.
(4) Cererea pentru transcriere se depune şi se soluţionează după clarificarea neconcordanţelor.
(5) În situaţia în care se stabileşte că în certificatul sau extrasul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care sunt în neconcordanţă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române şi R.N.E.P., transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.
Art. 75 (1) După înregistrare, cererea de transcriere se înaintează S.P.C.J.E.P., împreună cu referatul ce conţine rezultatul verificărilor, din care să rezulte că nu mai există un alt act transcris sau reconstituit în registrele de stare civilă române, precum şi cu documentele menţionate la art. 73 şi 74.
(2) În cazul transcrierii certificatului de deces, verificările se vor referi atât la solicitant, cât şi la decedat.
(3) După verificarea documentelor, S.P.C.J.E.P. restituie întreaga documentaţie, împreună cu avizul prealabil, potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 36, S.P.C.L.E.P., respectiv primăriei unităţii administrativ-teritoriale unde a fost depusă cererea.
Art. 76 (1) La primirea avizului de la S.P.C.J.E.P, ofiţerul de stare civilă delegat prezintă primarului referatul însoţit de cererea de aprobare a transcrierii certificatului sau extrasului de stare civilă, potrivit modelului prevăzut de anexa nr. 37 şi documentele menţionate la art. 73 şi 74.
(2) În baza aprobării cererii de transcriere, precum şi a documentelor depuse de solicitant şi a evidenţelor proprii, ofiţerul de stare civilă delegat întocmeşte actul de stare civilă şi eliberează certificatul corespunzător persoanei îndreptăţite.
(3) După înregistrarea actului de stare civilă, cererea solicitantului, referatul cu rezultatul verificărilor, avizat de către S.P.C.J.E.P., aprobarea primarului, procura autentică, fotocopia şi traducerea legalizată a certificatului sau extrasului de stare civilă se păstrează în arhiva proprie a primăriei; originalul certificatului sau extrasului de stare civilă se restituie solicitantului.
(4) Este interzisă transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate fără avizul prealabil al S.P.C.J.E.P. şi fără aprobarea primarului.
Art. 77 În cazul respingerii cererii de transcriere de către primar, ca urmare a avizului negativ dat de către S.P.C.J.E.P., documentele depuse se restituie solicitantului, comunicându-se motivul respingerii.
Art. 78 Căsătoriile încheiate în străinătate şi desfăcute prin divorţ se înscriu numai prin menţiune, pe marginea actului de naştere; cererea, însoţită de certificatul sau extrasul de căsătorie, în original, fotocopie şi traducere legalizată, precum şi sentinţa de divorţ, în original, fotocopie şi traducere legalizată, autentificate conform prevederilor art. 72 alin. (6), se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale care are în păstrare actul de naştere şi se înaintează, spre aprobare, D.E.PA.B.D.
Art. 79 Este interzisă înscrierea menţiunilor primite din străinătate fără aprobarea D.E.PA.B.D.
Art. 80 (1) Cetăţenii români aflaţi în străinătate pot solicita înscrierea care îi priveşte în registrele de stare civilă române de la misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României, a certificatelor sau extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, în cazul în care înregistrarea actului sau faptului de stare civilă a fost făcută în prealabil la autoritatea din statul de reşedinţă; înscrierea se face cu aprobarea şefilor misiunilor diplomatice sau ai oficiilor consulare, iar refuzul acestora se motivează.
(2) Cererea de înscriere în registrele de stare civilă române, prevăzută în anexa nr. 33, se depune la misiunea diplomatică sau la oficiul consular de carieră al României din ţara unde a fost făcută înregistrarea în prealabil ori din ţara aflată în circumscripţia consulară respectivă.
(3) Cererea şi declaraţia, întocmită potrivit modelului prevăzut în anexa nr. 35, vor fi însoţite de documentele prevăzute la art. 74.
Art. 81 Cererea se înregistrează într-un registru de intrare-ieşire special întocmit, înscriindu-se numărul pe aceasta. Dispoziţiile privind transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă se aplică în mod corespunzător.
Art. 82 (1) Înscrierea se face în aceleaşi registre în care se înregistrează în mod obişnuit actele sau faptele de stare civilă ale cetăţenilor români petrecute în străinătate; la rubrica „Menţiuni” se înscrie textul: „ACT ÎNSCRIS, în baza certificatului de ………………………….. nr. …………….. din ………….., eliberat de autorităţile ……………………………………şi a aprobării şefului misiunii diplomatice/oficiului consular, numărul ……………/………. data”; rubricile privind „Numărul” şi „Data” aprobării sunt cele din registrul de intrare-ieşire prevăzut la art. 81.
(2) În baza actului de stare civilă, înscris în registrele de stare civilă române de la misiunea diplomatică sau oficiul consular de carieră al României, se eliberează certificatul de stare civilă.
(3) Procedura înscrierii se aplică şi certificatelor de stare civilă ale cetăţenilor români înregistrate la autorităţile străine, anterior intrării în vigoare a prezentelor norme; înscrierea se face numai la misiunea diplomatică ce funcţionează în statul care a emis certificatul/extrasul ce urmează a fi înscris.
Art. 83 (1) Pentru înscrierea în registrele de stare civilă ale misiunii diplomatice sau oficiului consular de carieră al României a certificatelor de naştere, cererea va fi făcută de unul dintre părinţi, de minorul care a împlinit vârsta de 14 ani, asistat de unul dintre părinţi sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială.
(2) Pentru înscrierea certificatelor/extraselor de căsătorie, cererea va fi făcută de soţul cetăţean român, în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială; întocmirea actului se va face numai în condiţiile în care s-a stabilit că soţul cetăţean român are înscrise în registrele de stare civilă române toate modificările intervenite în statutul civil; dovada se face prezentând certificatul de naştere sau, după caz, de căsătorie, cu toate menţiunile înscrise, eliberat de autorităţile din ţară.
(3) Pentru înscrierea certificatelor/extraselor de deces, cererea va fi făcută de unul dintre membrii familiei sau de către o altă persoană îndreptăţită.
(4) Procura specială trebuie să fie apostilată sau legalizată de autoritatea competentă, conform practicii locale.
Art. 84 (1) Cetăţenii ale căror acte de stare civilă au fost înregistrate în localităţi care au aparţinut României, iar în prezent se găsesc pe teritoriul altor state, pot solicita, potrivit legii, întocmirea actelor de stare civilă la S.P.C.L.E.P sau, după caz, la primăria unităţii administrativ-teritoriale pe raza căreia îşi are domiciliul solicitantul, pe baza extrasului de pe actul de stare civilă ce se găseşte în păstrarea direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale/Direcţiei Municipiului Bucureşti a Arhivelor Naţionale.
(2) Transcrierea extraselor prevăzute la alin. (1) se face cu aprobarea primarului, în condiţiile prezentei metodologii.